Obserwuj przez e-mail


Ogromnie lubię moją pracę na uczelni. Odkąd ją podjęłam, towarzyszy mi uczucie: wreszcie jestem na swoim miejscu, w swojej bajce, robię to, co mnie interesuje, wciąga i rozwija (za sensowne pieniądze i w dobrym towarzystwie). W takiej pracy nie grozi, że będę szła w miejscu i uderzała głową w ścianę, robiąc w kółko to samo i bez szans na dalszy rozwój (a miałam nieprzyjemność już kiedyś tego doświadczyć). W takiej pracy naprawdę chce się człowiekowi wstawać z samego rana i zasuwać do roboty.

A jednak i w takiej pracy pojawiają się rzeczy, przez które się zgrzyta zębami. No tak, w końcu to życie, a nie wyfotoszopowane słitselfie na Inście.

Te trzy znienawidzone rzeczy to: poczta służbowa, telefony służbowe i zebrania służbowe. Gdy jednak analizuję swoje poprzednie prace, widzę, że to zawsze były te trzy obszary, bez względu na całą resztę. Po prostu teraz, gdy ogólnie jestem zachwycona wszystkim (nawet gdy narzekam, w końcu jestem Polką i narzekanie mam wpisane w genotyp), kwestie wkurzające i przeszkadzające widać wyraźniej. I są to cały czas te same trzy sprawy. Czyli albo ja mam z nimi poważniejszy problem, albo one same w sobie są poważniejszym problemem.

Gdy popatrzyłam na cudze zakresy obowiązków, posłuchałam innych ludzi i poczytałam różne opracowania, doszłam do wniosku, że jednak ta druga odpowiedź jest prawidłowa. Poczta, telefony i zebrania to koszmarki służbowe w każdej pracy. Czyli nie ma wyjścia – trzeba się z nimi męczyć lub… lub schwycić je za pysk i trochę wytresować.

No to w którymś momencie zaczęłam tresować. I pojawiły się efekty.



Zacznijmy od poczty służbowej, która jest urocza tylko w pierwszym dniu nowej pracy, gdy jeszcze niczego w niej nie ma, i z chwilą przyjścia pierwszego maila, bo wtedy masz poczucie, że to rzeczywiście Twoja poczta. Potem zaczyna się szara rzeczywistość, a zawartość skrzynki mnoży się bez opamiętania.

W poczcie służbowej piękne jest to, że wiele spraw można załatwić od ręki, bez konieczności ruszania się zza biurka i w zasadzie z każdym; w poczcie służbowej paskudne jest to, że zalewa Cię sterta maili (i nie mówię tu o spamie), które trzeba przeczytać, nad którymi trzeba się zastanowić, na które trzeba zareagować, odpisać, coś przygotować. Ponieważ żyjemy w czasach elektronicznej smyczy, ludzie oczekują, że na ich maile odpiszesz teraz, zaraz, już i najlepiej zanim je jeszcze wysłali. Do tego maile mają płodność godną królików: rozmnażają się w zastraszającym tempie, z jednego wyskakują trzy, z trzech – trzydzieści, z trzydziestu… nie chcę liczyć. A najgorsze, że nierzadko gros roboty rzeczywiście odbywa się głównie przez maile – ustalanie spotkań, załatwianie spraw, wyjaśnianie problemów. To samo w sobie nie byłoby jeszcze takie złe, jednak z powodu wspomnianej (hiper)płodności można siedzieć i odpisywać na maile cały dzień, a i tak końca nie widać. W efekcie poczta służbowa zyskuje drugie imię: pożeracz czasu (nieraz poprzedzone paroma niewybrednymi epitetami).

Przerabiałam już okresy, gdy moja praca wydawała się sprowadzona wyłącznie do pisania maili. Mam za sobą dni pokuty, gdy ciążyło na mnie poczucie winy „jeszcze nie odpisałam na mail sprzed pięciu minut”. Jeszcze jakiś czas temu warczałam wściekle do komputera: „Całe dni tylko odpisuję na te cholerne maile!”, a moment otwierania skrzynki służbowej psuł mi poranek (oraz rozwalał plan na resztę dnia).

Dopiero jakiś czas temu zaczęłam świadomie pracować nad moimi relacjami z moimi mailami (tak, to już są relacje...). Rozłożyłam to sobie na trzy punkty ogarniające problem.



Punkt pierwszy: moja praca nie polega wyłącznie na mailowaniu i to nie jest podstawowy element moich obowiązków służbowych (gdyby był, to, cytując znajomego psychologa, musiałabym polubić materię, ale skoro nie jest...). Czyli to nie maile mają mieć pierwszeństwo w dniu roboczym.

Punkt drugi: maile mają być pomocą w mojej pracy, a nie samą pracą lub jej dyrygentem. Czyli znów: to nie one mają pierwszeństwo.

Punkt trzeci: do diabła z elektroniczną smyczą, w 99% przypadków nic się nikomu nie stanie, jeśli odpowiedź dostanie za godzinę, następnego dnia lub nawet w przyszłym tygodniu. Zwykle zaledwie 1% wymaga reakcji natychmiastowej, a i tu połową spraw można się zająć za kilkanaście minut lub godzinę czy dwie. Reszta może poczekać. Nikt od tego nie umrze. A jeśli ktoś siedzi przed ekranem swojego komputera i odlicza sekundy do otrzymania nowego maila, no to... nie dostanie go ode mnie. W każdym razie nie w ciągu najbliższych pięciu, dziesięciu czy trzydziestu minut.



W tej chwili dzielę sobie maile na dwie kategorie: te pilne, które muszę lub chcę szybko załatwić, i te mniej pilne, które mogą poczekać. Nie zawsze zaczynam dzień pracy od sprawdzania skrzynki, a jeśli nawet najpierw uruchamiam pocztę, to robię szybki przegląd maili i reaguję błyskawicznie tylko na te na cito. Te, którymi mogę się zająć w najbliższym czasie, wrzucam w pocztowe „zakładki”, inne – zwykle po przejrzeniu – oznaczam ponownie jako nieprzeczytane i zostawiam na później. Kiedyś na dzień dobry otwierałam pocztę, czytałam maile, dawałam się przygniatać różnym bieżączkom i smętnie machałam ręką na pożegnanie zaplanowanym na ten dzień działaniom. Dziś maile muszą poczekać, aż będę miała dla nich chwilę, muszą się dopasować do planów na dany dzień (jasne, nadal jeden mail potrafi wywrócić do góry nogami cały pięknie zaplanowany zestaw działań, ale to nie jest coś, co się dzieje pięć razy w tygodniu).

Poza tym – co chyba okazało się kluczowe – nie mam cały czas otwartej poczty. To rozpraszało i odrywało, bo ile razy przyszedł nowy mail i wyskakiwało powiadomienie, tyle razy ja wypadałam ze stanu skupienia na innym zadaniu. Teraz trzymam się twardo zasady: włączam pocztę, coś robię z pocztą, wyłączam pocztę. Mogę ją sprawdzać nawet dziesięć razy dziennie, ale robię to już świadomie, z pełnym nastawieniem się na kontrolę skrzynki i z wybranym momentem na odpisywanie na nowe maile (a jaka radość mnie ogarnia, gdy okazuje się, że od dwóch godzin nic nowego nie przyszło!).

Działa. W tym roku nawet powrót z urlopu, a potem z wyjazdu służbowego nie spowodował takiego koszmarnego przygniecenia mailami, choć czekało ich sporo. Najpierw przejrzałam wszystkie; wywaliłam spam (spam jest wbrew pozorom bardzo pożyteczny, bo jego usuwanie daje uczucie, że udało się szybko rozprawić z częścią zalegających maili. Nie szkodzi, że oszukujemy mózg, mózgowi jest z tym dobrze); wybrałam do natychmiastowej odpowiedzi te, które były pilne jak diabli oraz te, które były banalnie proste (w stylu „potwierdź datę proponowanego spotkania); reszta trafiła, jako zakładka lub wiadomość nieprzeczytana, do grupy „zajmę się tym później”. I, wbrew własnym oczekiwaniom – nie musiałam siedzieć w mailach cały dzień.


Brak komentarzy