7/14/2019 01:23:00 PM

PRZEGLĄD TO-DO LIST: CZTERY ĆWIARTKI

O klasycznej to-do liście pisałam tutaj prawie rok temu. Czas powrócić do tematu i przejrzeć kolejne propozycje.

Cztery ćwiartki to była chyba pierwsza odmienna od klasycznej forma to-do listy, z jaką się zetknęłam tak na poważnie. Oczywiście doszło do tego przez książki Stephena R. Coveya – Najpierw rzeczy pierwsze i 7 nawyków skutecznego działania. Koncepcji dzielenia działań na cztery grupy Covey nie wymyślił sam z siebie, bo zaczerpnął ten pomysł z macierzy Eisenhowera, do czego zresztą się przyznaje i nie zaprzecza, że jako pierwszy (przynajmniej oficjalnie) tę formę priorytetowania zadań wykorzystywał trzydziesty czwarty prezydent USA.

Dla mnie jednak ten czteroelementowy podział pozostanie już na dobre „ćwiartkami Coveya”, może dlatego, że tak się przyzwyczaiłam, a może po trosze i przez to, że nie chciałabym mieszać do moich ukochanych list polityki, nawet dawniejszej i innego kraju. Chwała więc Eisenhowerowi, że używał swojej macierzy, ja będę używać Coveyowskich ćwiartek i oby wyszło mi to na dobre choć w połowie tak jak im obu.

CZTERY ĆWIARTKI: ZAWARTOŚĆ I KONSEKWENCJE

O zawartości tych ćwiartek pisałam na samym początku (tłumacząc przy okazji nazwę blogu), rozmawiałam też o nich z Agatą Baryłą w wywiadzie sprzed ponad dwóch lat na Kobiecej Sprawie; ale powtórzyć nigdy nie zaszkodzi (repetitio est mater studiorum, mówiła moja przemądra łacina, którą do dziś kocham i z którą do dziś się zgadzam we wszystkim, zwłaszcza w tym, że jest najpiękniejszym językiem na świecie). Przypomnijmy więc, o co chodzi: wszystko, z czym się spotykamy w życiu, dzielimy według dwóch kryteriów, czyli pilności i ważności; pilność to linia pozioma, ważność – pionowa, robi nam się więc funkcja rodem z klasówki z matmy. W efekcie mamy cztery ćwiartki: rzeczy pilne i ważne, rzeczy niepilne i ważne, rzeczy pilne i nieważne oraz rzeczy niepilne i nieważne. Wygląda to tak:

I ĆWIARTKA: PILNE I WAŻNE

Pierwsza ćwiartka to miejsce na rzeczy, które są dla nas ważne, istotne, rozwijające – i pilne. Pilne, to znaczy, że albo musimy, albo chcemy je robić już, teraz, natychmiast. Może to być też kolejny etap większego działania, które uruchomiliśmy i które punkt po punkcie realizujemy. Fakt, że te sprawy są ważne dla nas, jest niezwykle istotny. To nie jakieś wrzutki od innych, tylko coś, co rzeczywiście ma znaczenie dla mnie, dla Ciebie; coś, czym się lubimy i chcemy zajmować; coś, co wybieramy świadomie lub co pojawia się przed nami, bo do tego dążyliśmy.

Przykładowo? Egzamin z języka, którego się uczysz; rozpoczęcie projektu, który napisałaś; spotkanie biznesowe, nad którego zorganizowaniem pracowałeś od trzech tygodni; ważny mail do wysłania w sprawie przygotowywanego wydarzenia. To niekoniecznie coś spektakularnego, to po prostu coś, o czym wiemy, że da nam ważny efekt albo zaprowadzi nas dalej.

Problemy z pierwszą ćwiartką? Łatwo pomylić „pilne dla mnie” z „pilne dla kogoś” oraz (szczególnie!) „ważne dla mnie” z „ważne dla innych”.

II ĆWIARTKA: NIEPILNE I WAŻNE

To najważniejsza, a zarazem najbardziej zagrożona ćwiartka. Tu lądują sprawy dla nas ważne, ale nie takie pilne – sprawy, które mogą poczekać dzień, tydzień, miesiąc, rok, dekadę… Tu właśnie wygrzewają kąty marzenia, na które nie mamy dostatecznej swobody finansowej, hobby, na które nie mamy czasu, zamierzenia, na które nie mamy jeszcze siły oraz fantazje, na które jesteśmy za dorośli i za rozsądni, przynajmniej w tej chwili. Gdyby ująć sprawę ponuro, można by powiedzieć, że w drugiej ćwiartce przesiaduje nasze prawdziwe i pełne życie – w nadziei i oczekiwaniu na moment, gdy wreszcie stwierdzimy „OK, teraz kolej na mnie”. Problem w tym, że jesteśmy tak tresowani społecznie, by swoje „ważne, lecz niepilne” ciągle odkładać na bok, na później, na nienadchodzące „kiedyś”. Ludzie lubią to nazywać dojrzałością, brakiem egoizmu, odpowiedzialnością, rozsądkiem i jeszcze całą masą ładnych określeń, które w podtekście mówią: dobrze, że rezygnujesz z siebie, dla innych to bardzo wygodne.

Jasne, są sprawy, które wymagają poczekania, odpowiedniego czasu, przygotowania czy zwykłego „teraz nie, później”. Jeśli mam w rodzinie ciężką chorobę, to nie jest najlepszy moment na ruch „rzucam pracę, dom i wszystko, skupiam się na przygotowaniach do maratonu”. Jeśli mam jutro egzamin, to okrzyk „Chcę pisać powieść, więc ten wieczór zarwę na pierwszy draft!” wygląda raczej na prokrastynację niż uderzenie muzy. Jeśli jestem od pół roku bezrobotna, to najpierw muszę się zająć znalezieniem jakiejś pracy (nawet przejściowej), dopiero potem ruszę na podbój blogosfery. Chyba że podbój blogosfery będzie towarzyszył mi w poszukiwaniu pracy, a może i pomagał.

Rzecz w tym, że na co dzień większość z nas nie żyje w tak ekstremalnych warunkach i nie musi podejmować tak diametralnie oddzielających obie ćwiartki decyzji. Na co dzień żyjemy w przestrzeni, w której jest miejsce na różne poziomy pilności i ważności; tyle że mamy wbite do głowy przekonania w rodzaju: czas poświęcony sobie to egoizm, a egoizm to zło; poważny, dorosły człowiek nie zajmuje się pierdołami w rodzaju [wpisz dowolne, ja wpisuję blogowanie, bazgrolenie na płótnie tłustych kotów i naukę zupełnie niepotrzebnych zawodowo języków]; najpierw się trzeba napracować tak, że nie masz już na nic sił, dopiero potem przyjemności – ale! Jeśli masz siłę na przyjemności, to znaczy, że za mało pracowałeś, leniu!; co mi to da i komu to potrzebne, tylko się ośmieszę; zrobiłabyś lepiej coś pożytecznego (dla innych) niż te głupoty (dla siebie). I wiele innych tego typu uroczych przekonań, które skopują naszą drugą ćwiartkę na skraj przepaści.

O, jeszcze jeden problem z drugą ćwiartką: czasem służy jako wymówka do prokrastynowania. Gdy trzeba zrobić coś z pierwszej ćwiartki (na przykład napisać sprawozdanie z projektu), sięgamy do tej drugiej i zastępczo wykonujemy czynności, które niby mają nas przybliżyć do realizacji któregoś marzenia (szukanie nut do jakiegoś utworu, bo chcę się wreszcie nauczyć grać na flecie), ale tak naprawdę nie czerpiemy z tego żadnej przyjemności, bo poczucie winy (pierwsza ćwiartka czeka!) zagłusza wszystko.

Jednak największą i najgorszą krzywdą, jaką robimy drugiej ćwiartce, jest odkładanie marzeń, celów, fantazji i planów na później. Bo owszem, są ważne, ale – niepilne. Mogą poczekać. Nowego języka mogę się uczyć od jutra; pisać powieść mogę od przyszłego tygodnia; uprawiać sport, chodzić na siłownię – od nowego miesiąca; a jakiś kurs, szukanie nowej pracy, udział w maratonie, malowanie farbami – to wszystko może poczekać do kolejnego roku. Kolejnej dekady. Kolejnego ćwierćwiecza. Kolejnego życia (co?!).

Nasz idealny świat powinien się składać wyłącznie ze spraw z drugiej ćwiartki, które regularnie i skutecznie, w mniejszych lub większych kawałkach, przenosimy do ćwiartki pierwszej. W świecie realnym, niestety, trzeba się też liczyć dwiema pozostałymi ćwiartkami, czyli...

III ĆWIARTKA: PILNE I NIEWAŻNE

O, to jest najpaskudniejsze paskudztwo: rzeczy nieważne (dla nas), ale pilne. Wliczam tu z jednej strony „czynności utrzymujące na poziomie zero”, takie jak płacenie rachunków (nie lubię tego, ale wiem, że muszę, bo to pilne, chociaż fuj); z drugiej zaś – wszystko, czego nie robiłabym, gdybym nie musiała i gdyby ktoś lub coś nie zmuszało. Dla każdego będzie to co innego – mogą to być zadania w pracy, których się nie lubi, załatwienie jakiejś zalegającej i nudnej sprawy, którą jednak chce się mieć wreszcie z głowy, wizyta pro forma u nielubianej dalszej rodziny, prasowanie (chyba że ktoś lubi – ja akurat lubię), wypełnianie zeznania podatkowego (fuj!).

Problem przy trzeciej ćwiartce tkwi w ważności: uznajemy czyjeś ważne sprawy za nasze ważne sprawy albo pilność danej rzeczy wywołuje wrażenie, że jest to również coś ważnego. Wbrew pozorom sytuacji z trzeciej ćwiartki jest wokół nas sporo i nie zawsze można je przekazać innym (zwłaszcza jeśli nie stać Cię, tak jak mnie, na regularną sprzątaczkę, księgową do PIT-ów i chłopca na posyłki); z upływem czasu jestem jednak coraz bardziej przekonana, że już samo głośne powiedzenie sobie: hej, ta sprawa to trzecia ćwiartka, nic innego – potrafi sporo pomóc. Gdy widzę, co w moich planach w pracy na dany dzień należy do trzeciej ćwiartki, od razu mam więcej chęci, energii i potrzeby, by zadbać o działania z ćwiartek pierwszej i drugiej. Bo praca w samej trzeciej ćwiartce (albo, jeszcze gorzej, trzeciej i czwartej) to byłby zwykły koszmar.

IV ĆWIARTKA: NIEPILNE I NIEWAŻNE

Teoretycznie najgorsza ćwiartka, bo to właśnie tu marnujemy swój czas. Zbędne pogaduszki w kuchni służbowej, scrollowanie fejsa w czasie pracy, oglądanie kolejnego odcinka serialu, tworzenie w głowie setek czarnych scenariuszy... 

Z czwartą ćwiartką są pewne problemy, do których niebawem powrócę w osobnym poście. Ogólnie jednak można uznać, że jeśli coś jest i nieważne, i niepilne, i ogólnie guzik nam daje, to należy to do czwartej ćwiartki. Czwarta ćwiartka to zmora naszego życia, podstępny potwór, który pożera energię, kreatywność, efektywność i całą masę innych fajnych rzeczowników. Jeśli w pracy, w domu, w związku, w przyjaźni, w czasie wolnym mamy poczucie, że to, co robimy, w ogóle nie jest dla nas ważne ani nawet nie tłumaczy tego konieczność pilnego wykonania – to w najlepsze siedzimy w czwartej ćwiartce i jeszcze sami kopiemy pod sobą dołki.

ZALETY I WADY CZTEROĆWIARTKOWEJ TO-DO LISTY

Jakieś sześć czy osiem lat temu przez dłuższy czas prowadziłam swoje miesięczne, tygodniowe i dzienne to-do listy w formie czterech ćwiartek. Miało to pewne zalety w przestrzeni miesięcznej i jeszcze nawet tygodniowej; na pewno pozwalało uwypuklić sprawy bardzo istotne.

Niestety, jak się okazało, wad było więcej – szczególnie w przestrzeni dziennej. Robił się z tego straszny chaos; sprawy z różnych dziedzin i obszarów życiowych mieszały się ze sobą; pojawiało się poczucie nieogarniania, bo pewne sprawy, rozbijane na mniejsze kroki, były kawałek w tej, kawałek w tamtej, a pół kawałka w owamtej ćwiarce. Może też trochę zaważyła kwestia wizualna – najwyraźniej zapiski robione na czterech kawałkach kartki nie do końca przemawiają do mnie wizualnie (albo winny jest układ czterech ćwiartek, bo ta funkcja przypomina mi najgorsze chwile na lekcjach matematyki… choć moje naprawdę najgorsze chwile na matmie zwały się „geometria” i „limesy”). W każdym razie codzienność ujmowana w czterech ćwiartkach wydała mi się w końcu męcząca, niewiele wnosząca i w żaden sposób niepomagająca. Uciekłam od czterech ćwiartek z powrotem do klasycznej, numerowej to-do listy i poczułam taką ulgę, jakby mi się świat znów uporządkował.

KAŻDY MA SWÓJ CZAS NA DZIELENIE PRZEZ CZTERY

No właśnie. Koncepcja to-do listy w formie czterech ćwiartek nie każdemu przypadnie do gustu i/lub nie w każdej sytuacji. Dla mnie ta metoda kompletnie odpada przy robieniu całodniowej to-do listy, obejmującej wszystkie obszary życia; nie stosuję jej również w pracy przy planie na miesiąc czy na tydzień. Za to od jakiegoś roku jest stałym narzędziem do robienia planu na dany dzień pracy: przychodzę rano na uczelnię, biorę bloczek z kwadratowymi karteczkami (najbardziej lubię kolorowe, próbowałam nawet stosować kod kolorystyczny, ale niektóre kolory zbyt szybko się kończyły) i notuję. Każda kartka to jedna rzecz do zrobienia, na przykład: sprawdzić pocztę służbową i odpisać na pilne maile; napisać mail do osoby X w sprawie Y; przeczytać ustawę; napisać kawałek wniosku; przygotować tekst do promocji; sprawdzić prace studenckie; zrobić prezentację na wykład. Następnie każda sprawa dostaje swój numer ćwiartki, choćby: sprawdzić maile – III; napisać ważny mail – I; przeczytać ustawę – I; napisać kawałek wniosku – II (bo dedlajn jeszcze nie podgryza, więc w razie czego może poczekać do jutra, bo niepilne, ale to coś, co mnie kręci, więc ważne); tekst do promocji – I; prace studenckie – I; prezentacja – II (wykład jest za tydzień). A potem zaczynam pracować i robić to, co jest w to-do listach najprzyjemniejsze – skreślać! Skreślać karteczki z wykonanymi zadaniami. Te karteczki mają jeszcze jedną zaletę: jeśli któregoś zadania nie zdążę wykonać, nie muszę sobie nigdzie notować „ej, jeszcze jest F i N do zrobienia”, po prostu odkładam nieskreślone karteczki w jakieś stałe miejsce (obecnie wsuwam je pod porcelanową figurkę czerwonego kota) i wyciągam następnego dnia (albo i później, jeśli inne sprawy mnie przytłoczą; to przy okazji pozwala zobaczyć, które rzeczy się ciągle przekłada na później – i dlaczego).

Najbardziej metoda czterech ćwiartek sprawdza się przy dużych podsumowaniach i analizach – całego życia, wybranego obszaru życia, działań, które w danym okresie pochłaniają dużo czasu i energii. Wtedy właśnie określenie, które z tych spraw są ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne oraz nieważne i niepilne, daje najlepsze efekty i mobilizuje do konkretnych decyzji. Na co dzień natomiast polecam cztery ćwiartki tylko wtedy, gdy w jednym obszarze (na przykład w pracy) masz masę zadań i musisz je pogrupować według ważności i pilności albo z różnych obszarów spada na głowę dużo rzeczy i trzeba im przydzielić priorytety.

A do czytania à propos czterech ćwiartek polecam: Stephen R. Covey, A. Roger Merrill, Rebecca R. Merrill, Najpierw rzeczy najważniejsze, przeł. W. Grajkowska, Poznań 2016.

PS Przypominam, że dla osób zainteresowanych różnymi to-do listami wrzuciłam prezentację TO-DO LIST. Jak planować, by realizować (i się nie stresować) z mojego wykładu na tegorocznym Stress Off Festivalu. Zapraszam do pobierania!

fot. Pexels, Pixabay i stąd