O klasycznej to-do liście pisałam tutaj prawie rok temu. Czas powrócić do tematu i przejrzeć kolejne propozycje.
Cztery ćwiartki to była chyba pierwsza
odmienna od klasycznej forma to-do listy, z jaką się zetknęłam tak na poważnie.
Oczywiście doszło do tego przez książki Stephena R. Coveya – Najpierw rzeczy
pierwsze i 7 nawyków skutecznego działania. Koncepcji dzielenia
działań na cztery grupy Covey nie wymyślił sam z siebie, bo zaczerpnął ten
pomysł z macierzy Eisenhowera, do czego zresztą się przyznaje i nie zaprzecza,
że jako pierwszy (przynajmniej oficjalnie) tę formę priorytetowania zadań
wykorzystywał trzydziesty czwarty prezydent USA.
Dla mnie jednak ten
czteroelementowy podział pozostanie już na dobre „ćwiartkami Coveya”, może
dlatego, że tak się przyzwyczaiłam, a może po trosze i przez to, że nie
chciałabym mieszać do moich ukochanych list polityki, nawet dawniejszej i
innego kraju. Chwała więc Eisenhowerowi, że używał swojej macierzy, ja będę
używać Coveyowskich ćwiartek i oby wyszło mi to na dobre choć w połowie tak jak
im obu.
CZTERY ĆWIARTKI: ZAWARTOŚĆ I KONSEKWENCJE
O zawartości tych ćwiartek pisałam na samym początku (tłumacząc przy okazji nazwę blogu), rozmawiałam też o nich z Agatą Baryłą w wywiadzie sprzed ponad dwóch lat na Kobiecej Sprawie; ale powtórzyć nigdy nie zaszkodzi (repetitio est mater studiorum, mówiła moja przemądra łacina, którą do dziś kocham i z którą do dziś się zgadzam we wszystkim, zwłaszcza w tym, że jest najpiękniejszym językiem na świecie). Przypomnijmy więc, o co chodzi: wszystko, z czym się spotykamy w życiu, dzielimy według dwóch kryteriów, czyli pilności i ważności; pilność to linia pozioma, ważność – pionowa, robi nam się więc funkcja rodem z klasówki z matmy. W efekcie mamy cztery ćwiartki: rzeczy pilne i ważne, rzeczy niepilne i ważne, rzeczy pilne i nieważne oraz rzeczy niepilne i nieważne. Wygląda to tak:
I ĆWIARTKA: PILNE I WAŻNE
Pierwsza ćwiartka to miejsce na rzeczy, które są
dla nas ważne, istotne, rozwijające – i pilne. Pilne, to znaczy, że albo
musimy, albo chcemy je robić już, teraz, natychmiast. Może to być też kolejny
etap większego działania, które uruchomiliśmy i które punkt po punkcie
realizujemy. Fakt, że te sprawy są ważne dla nas, jest niezwykle istotny. To
nie jakieś wrzutki od innych, tylko coś, co rzeczywiście ma znaczenie dla mnie,
dla Ciebie; coś, czym się lubimy i chcemy zajmować; coś, co wybieramy świadomie
lub co pojawia się przed nami, bo do tego dążyliśmy.
Przykładowo? Egzamin z języka, którego się
uczysz; rozpoczęcie projektu, który napisałaś; spotkanie biznesowe, nad którego
zorganizowaniem pracowałeś od trzech tygodni; ważny mail do wysłania w sprawie
przygotowywanego wydarzenia. To niekoniecznie coś spektakularnego, to po prostu
coś, o czym wiemy, że da nam ważny efekt albo zaprowadzi nas dalej.
Problemy z pierwszą ćwiartką? Łatwo
pomylić „pilne dla mnie” z „pilne dla kogoś” oraz (szczególnie!) „ważne dla
mnie” z „ważne dla innych”.
II ĆWIARTKA: NIEPILNE I WAŻNE
To najważniejsza, a zarazem najbardziej
zagrożona ćwiartka. Tu lądują sprawy dla nas ważne, ale nie takie pilne –
sprawy, które mogą poczekać dzień, tydzień, miesiąc, rok, dekadę… Tu właśnie
wygrzewają kąty marzenia, na które nie mamy dostatecznej swobody finansowej,
hobby, na które nie mamy czasu, zamierzenia, na które nie mamy jeszcze siły
oraz fantazje, na które jesteśmy za dorośli i za rozsądni, przynajmniej w tej
chwili. Gdyby ująć sprawę ponuro, można by powiedzieć, że w drugiej ćwiartce
przesiaduje nasze prawdziwe i pełne życie – w nadziei i oczekiwaniu na moment,
gdy wreszcie stwierdzimy „OK, teraz kolej na mnie”. Problem w tym, że jesteśmy
tak tresowani społecznie, by swoje „ważne, lecz niepilne” ciągle odkładać na
bok, na później, na nienadchodzące „kiedyś”. Ludzie lubią to nazywać
dojrzałością, brakiem egoizmu, odpowiedzialnością, rozsądkiem i jeszcze całą
masą ładnych określeń, które w podtekście mówią: dobrze, że rezygnujesz z
siebie, dla innych to bardzo wygodne.
Jasne, są sprawy, które wymagają
poczekania, odpowiedniego czasu, przygotowania czy zwykłego „teraz nie,
później”. Jeśli mam w rodzinie ciężką chorobę, to nie jest najlepszy moment na
ruch „rzucam pracę, dom i wszystko, skupiam się na przygotowaniach do
maratonu”. Jeśli mam jutro egzamin, to okrzyk „Chcę pisać powieść, więc ten
wieczór zarwę na pierwszy draft!” wygląda raczej na prokrastynację niż
uderzenie muzy. Jeśli jestem od pół roku bezrobotna, to najpierw muszę się
zająć znalezieniem jakiejś pracy (nawet przejściowej), dopiero potem ruszę na
podbój blogosfery. Chyba że podbój blogosfery będzie towarzyszył mi w
poszukiwaniu pracy, a może i pomagał.
Rzecz w tym, że na co dzień większość z
nas nie żyje w tak ekstremalnych warunkach i nie musi podejmować tak
diametralnie oddzielających obie ćwiartki decyzji. Na co dzień żyjemy w
przestrzeni, w której jest miejsce na różne poziomy pilności i ważności; tyle
że mamy wbite do głowy przekonania w rodzaju: czas poświęcony sobie to egoizm,
a egoizm to zło; poważny, dorosły człowiek nie zajmuje się pierdołami w rodzaju
[wpisz dowolne, ja wpisuję blogowanie, bazgrolenie na płótnie tłustych kotów i
naukę zupełnie niepotrzebnych zawodowo języków]; najpierw się trzeba napracować
tak, że nie masz już na nic sił, dopiero potem przyjemności – ale! Jeśli masz
siłę na przyjemności, to znaczy, że za mało pracowałeś, leniu!; co mi to da i
komu to potrzebne, tylko się ośmieszę; zrobiłabyś lepiej coś pożytecznego (dla
innych) niż te głupoty (dla siebie). I wiele innych tego typu uroczych
przekonań, które skopują naszą drugą ćwiartkę na skraj przepaści.
O, jeszcze jeden problem z drugą ćwiartką:
czasem służy jako wymówka do prokrastynowania. Gdy trzeba zrobić coś z
pierwszej ćwiartki (na przykład napisać sprawozdanie z projektu), sięgamy do
tej drugiej i zastępczo wykonujemy czynności, które niby mają nas przybliżyć do
realizacji któregoś marzenia (szukanie nut do jakiegoś utworu, bo chcę się
wreszcie nauczyć grać na flecie), ale tak naprawdę nie czerpiemy z tego żadnej
przyjemności, bo poczucie winy (pierwsza ćwiartka czeka!) zagłusza wszystko.
Jednak największą i najgorszą krzywdą,
jaką robimy drugiej ćwiartce, jest odkładanie marzeń, celów, fantazji i planów
na później. Bo owszem, są ważne, ale – niepilne. Mogą poczekać. Nowego języka
mogę się uczyć od jutra; pisać powieść mogę od przyszłego tygodnia; uprawiać
sport, chodzić na siłownię – od nowego miesiąca; a jakiś kurs, szukanie nowej
pracy, udział w maratonie, malowanie farbami – to wszystko może poczekać do
kolejnego roku. Kolejnej dekady. Kolejnego ćwierćwiecza. Kolejnego życia
(co?!).
Nasz idealny świat powinien się składać
wyłącznie ze spraw z drugiej ćwiartki, które regularnie i skutecznie, w
mniejszych lub większych kawałkach, przenosimy do ćwiartki pierwszej. W świecie
realnym, niestety, trzeba się też liczyć dwiema pozostałymi ćwiartkami,
czyli...
III ĆWIARTKA: PILNE I NIEWAŻNE
O, to jest najpaskudniejsze paskudztwo:
rzeczy nieważne (dla nas), ale pilne. Wliczam tu z jednej strony „czynności
utrzymujące na poziomie zero”, takie jak płacenie rachunków (nie lubię tego,
ale wiem, że muszę, bo to pilne, chociaż fuj); z drugiej zaś – wszystko, czego
nie robiłabym, gdybym nie musiała i gdyby ktoś lub coś nie zmuszało. Dla
każdego będzie to co innego – mogą to być zadania w pracy, których się nie
lubi, załatwienie jakiejś zalegającej i nudnej sprawy, którą jednak chce się
mieć wreszcie z głowy, wizyta pro forma u nielubianej dalszej rodziny,
prasowanie (chyba że ktoś lubi – ja akurat lubię), wypełnianie zeznania
podatkowego (fuj!).
Problem przy trzeciej ćwiartce tkwi w
ważności: uznajemy czyjeś ważne sprawy za nasze ważne sprawy albo pilność danej
rzeczy wywołuje wrażenie, że jest to również coś ważnego. Wbrew pozorom
sytuacji z trzeciej ćwiartki jest wokół nas sporo i nie zawsze można je
przekazać innym (zwłaszcza jeśli nie stać Cię, tak jak mnie, na regularną
sprzątaczkę, księgową do PIT-ów i chłopca na posyłki); z upływem czasu jestem
jednak coraz bardziej przekonana, że już samo głośne powiedzenie sobie: hej, ta
sprawa to trzecia ćwiartka, nic innego – potrafi sporo pomóc. Gdy widzę, co w
moich planach w pracy na dany dzień należy do trzeciej ćwiartki, od razu mam
więcej chęci, energii i potrzeby, by zadbać o działania z ćwiartek pierwszej i
drugiej. Bo praca w samej trzeciej ćwiartce (albo, jeszcze gorzej, trzeciej i
czwartej) to byłby zwykły koszmar.
IV ĆWIARTKA: NIEPILNE I NIEWAŻNE
Teoretycznie najgorsza ćwiartka, bo to
właśnie tu marnujemy swój czas. Zbędne pogaduszki w kuchni służbowej,
scrollowanie fejsa w czasie pracy, oglądanie kolejnego odcinka serialu,
tworzenie w głowie setek czarnych scenariuszy...
Z czwartą ćwiartką są pewne problemy, do
których niebawem powrócę w osobnym poście. Ogólnie jednak można uznać, że jeśli
coś jest i nieważne, i niepilne, i ogólnie guzik nam daje, to należy to do
czwartej ćwiartki. Czwarta ćwiartka to zmora naszego życia, podstępny potwór,
który pożera energię, kreatywność, efektywność i całą masę innych fajnych
rzeczowników. Jeśli w pracy, w domu, w związku, w przyjaźni, w czasie wolnym
mamy poczucie, że to, co robimy, w ogóle nie jest dla nas ważne ani nawet nie
tłumaczy tego konieczność pilnego wykonania – to w najlepsze siedzimy w
czwartej ćwiartce i jeszcze sami kopiemy pod sobą dołki.
ZALETY I WADY CZTEROĆWIARTKOWEJ TO-DO
LISTY
Jakieś sześć czy osiem lat temu przez
dłuższy czas prowadziłam swoje miesięczne, tygodniowe i dzienne to-do listy w
formie czterech ćwiartek. Miało to pewne zalety w przestrzeni miesięcznej i
jeszcze nawet tygodniowej; na pewno pozwalało uwypuklić sprawy bardzo istotne.
Niestety, jak się okazało, wad było więcej
– szczególnie w przestrzeni dziennej. Robił się z tego straszny chaos; sprawy z
różnych dziedzin i obszarów życiowych mieszały się ze sobą; pojawiało się
poczucie nieogarniania, bo pewne sprawy, rozbijane na mniejsze kroki, były
kawałek w tej, kawałek w tamtej, a pół kawałka w owamtej ćwiarce. Może też
trochę zaważyła kwestia wizualna – najwyraźniej zapiski robione na czterech
kawałkach kartki nie do końca przemawiają do mnie wizualnie (albo winny jest
układ czterech ćwiartek, bo ta funkcja przypomina mi najgorsze chwile na
lekcjach matematyki… choć moje naprawdę najgorsze chwile na matmie zwały się
„geometria” i „limesy”). W każdym razie codzienność ujmowana w czterech
ćwiartkach wydała mi się w końcu męcząca, niewiele wnosząca i w żaden sposób
niepomagająca. Uciekłam od czterech ćwiartek z powrotem do klasycznej,
numerowej to-do listy i poczułam taką ulgę, jakby mi się świat znów
uporządkował.
KAŻDY MA SWÓJ CZAS NA DZIELENIE PRZEZ
CZTERY
No właśnie. Koncepcja to-do listy w formie
czterech ćwiartek nie każdemu przypadnie do gustu i/lub nie w każdej sytuacji.
Dla mnie ta metoda kompletnie odpada przy robieniu całodniowej to-do listy,
obejmującej wszystkie obszary życia; nie stosuję jej również w pracy przy
planie na miesiąc czy na tydzień. Za to od jakiegoś roku jest stałym narzędziem
do robienia planu na dany dzień pracy: przychodzę rano na uczelnię, biorę
bloczek z kwadratowymi karteczkami (najbardziej lubię kolorowe, próbowałam
nawet stosować kod kolorystyczny, ale niektóre kolory zbyt szybko się kończyły)
i notuję. Każda kartka to jedna rzecz do zrobienia, na przykład: sprawdzić pocztę
służbową i odpisać na pilne maile; napisać mail do osoby X w sprawie Y;
przeczytać ustawę; napisać kawałek wniosku; przygotować tekst do promocji;
sprawdzić prace studenckie; zrobić prezentację na wykład. Następnie każda
sprawa dostaje swój numer ćwiartki, choćby: sprawdzić maile – III; napisać
ważny mail – I; przeczytać ustawę – I; napisać kawałek wniosku – II (bo dedlajn
jeszcze nie podgryza, więc w razie czego może poczekać do jutra, bo niepilne,
ale to coś, co mnie kręci, więc ważne); tekst do promocji – I; prace studenckie
– I; prezentacja – II (wykład jest za tydzień). A potem zaczynam pracować i
robić to, co jest w to-do listach najprzyjemniejsze – skreślać! Skreślać
karteczki z wykonanymi zadaniami. Te karteczki mają jeszcze jedną zaletę: jeśli
któregoś zadania nie zdążę wykonać, nie muszę sobie nigdzie notować „ej,
jeszcze jest F i N do zrobienia”, po prostu odkładam nieskreślone karteczki w
jakieś stałe miejsce (obecnie wsuwam je pod porcelanową figurkę czerwonego
kota) i wyciągam następnego dnia (albo i później, jeśli inne sprawy mnie
przytłoczą; to przy okazji pozwala zobaczyć, które rzeczy się ciągle przekłada
na później – i dlaczego).
Najbardziej metoda czterech ćwiartek
sprawdza się przy dużych podsumowaniach i analizach – całego życia, wybranego
obszaru życia, działań, które w danym okresie pochłaniają dużo czasu i energii.
Wtedy właśnie określenie, które z tych spraw są ważne i pilne, ważne i
niepilne, nieważne i pilne oraz nieważne i niepilne, daje najlepsze efekty i
mobilizuje do konkretnych decyzji. Na co dzień natomiast polecam cztery
ćwiartki tylko wtedy, gdy w jednym obszarze (na przykład w pracy) masz masę
zadań i musisz je pogrupować według ważności i pilności albo z różnych obszarów
spada na głowę dużo rzeczy i trzeba im przydzielić priorytety.
A do czytania à propos czterech ćwiartek
polecam: Stephen R. Covey, A. Roger Merrill, Rebecca R. Merrill, Najpierw
rzeczy najważniejsze, przeł. W. Grajkowska, Poznań 2016.
PS Przypominam, że dla osób zainteresowanych różnymi to-do listami wrzuciłam prezentację TO-DO LIST. Jak planować, by realizować (i się nie stresować) z mojego wykładu na tegorocznym Stress Off Festivalu. Zapraszam do pobierania!
PS Przypominam, że dla osób zainteresowanych różnymi to-do listami wrzuciłam prezentację TO-DO LIST. Jak planować, by realizować (i się nie stresować) z mojego wykładu na tegorocznym Stress Off Festivalu. Zapraszam do pobierania!
Z uwagą i ciekawością poczytałam...
OdpowiedzUsuńPoznawanie Pani, Pani Basiu, staje się coraz ciekawsze
Serdecznie dziękuję, Pani Profesor! :)
UsuńJa również jestem zwolennikiem tworzenia list z rzeczami do zrobienia. Teraz w czasie epidemii łącze trening na siłowni z pożytecznym, czyli ścinaniem trawy. Używam do tego kosiarki ręcznej https://www.stiga.pl/sklep/koszenie-trawnika/kosiarki-reczne i jestem bardzo zadowolony! :)
OdpowiedzUsuńSzybka Gotówka - https://redirect.qxa.pl/YxNh9 - Uzyskaj Szybką Pożyczkę
OdpowiedzUsuńSzybka Gotówka - https://redirect.qxa.pl/YxNh9 - Uzyskaj Szybką Pożyczkę
OdpowiedzUsuń40 year-old VP Quality Control Estele Ferraron, hailing from Longueuil enjoys watching movies like Topsy-Turvy and Rappelling. Took a trip to Pearling and drives a Delahaye 135 Competition Court Torpedo Roadster. Przenieslismy sie tutaj
OdpowiedzUsuńSzukasz nowego domu w Sanoku? Na sprzedaż! Wynajmij swój własny dom już dziś. #sanok #nieruchomosci #mieszkania #dom nieruchomosci.sanok.pl
OdpowiedzUsuńMam do sprzedania dom w Sanoku. Sprzedaję go tanio. Zadzwoń do mnie teraz. nieruchomosci.sanok.pl
OdpowiedzUsuń